Приказ об отмене командировки в 2021 году: как заполнить и где скачать образец онлайн

Для отмены командировки должен быть составлен приказ руководителем, образец которого предлагаем скачать ниже.

В распоряжении указывается причина, по которой отменяется служебная поездка. Чаще всего в роли таковой выступает больничный работника, изменившиеся планы, а также в последнее время частым поводом выступает ухудшение ситуации с коронавирусом.

Как отменить командировку в 2021 году: оформляем приказ об отмене командировки по различным причинам, скачать образец

Юлия Сергеевна Кольцова

Здравствуйте! Меня зовут Юлия Сергеевна Кольцова. Я работаю юристом на протяжении долгих лет и уже помогла большому количеству людей, которым казалось, что они находятся в безысходном положении. Теперь я могу помочь и вам! Прямо здесь и сейчас! Причем совершенно бесплатно!

В отношении расходов на получение визы выводы аналогичны: экономическая выгода у работника отсутствует, значит, обязанности по исчислению и удержанию НДФЛ не возникает. Кстати, с этим чиновники согласны. В письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 Минфин России отметил, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ и в случае отмены командировки. Свой вывод Минфин аргументировал тем, что отмена служебной поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат. То есть эти расходы все равно можно считать расходами, связанными с исполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, организации не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые она выплатила работнику в качестве возмещения расходов на оформление визы, если загранкомандировка была отменена.

Если у работодателя возникнет необходимость в том, чтобы отозвать наемного сотрудника из командировки, простым устным распоряжением ограничиться не получится. Отмену назначенной поездки следует оформить изданием письменного приказа.

Данное правило касается любых обстоятельств отмены – будь то воля работодателя или инициатива самого работника.

Приказ руководителя компании об отмене или отсрочке поездки должен содержать причину такого решения. При этом работодатель вправе как отменить данную поездку, так и отправить в неё другого работника, имеющего надлежащую компетенцию для выполнения командировочных заданий.

Если инициатором отмены командировки оказался сам наемный сотрудник, данный приказ также издается директором организации в обязательном порядке.

Процедура отмены (отсрочки) предусматривает последовательное осуществление таких действий:

1. Констатация наличия конкретных обстоятельств (причин, оснований), побуждающих работодателя отменить запланированную поездку или отсрочить её. Инициатива может исходить как от работодателя, так и от наемного работника.
2. Подготовка документации, подтверждающей обстоятельства (причины) для отмены или отсрочки и уже понесенные расходы.
3. Оформление служебной записки, содержащей конкретную причину. Обычно записка составляется инициатором отмены – работодателем или наемным сотрудником. Такой документ становится документальным основанием для издания приказа.
4. Издание соответствующего распорядительного акта – приказа об отмене командировки, который оформляется директором организации в письменном виде по определенному шаблону.
5. Подготовка надлежащего авансового отчета (он оформляется наемным сотрудником, отправленным в командировку), а также возврат средств, выделенных сотруднику для командировки, но ещё не использованных по назначению.

По факту вступления в силу отменяющего приказа руководителя прекращается действие следующих официальных (служебных) документов:

1. Командировочное задание, выданное наемному сотруднику.
2. Командировочное удостоверение, предоставленное командированному работнику компании.
3. Пропуск командированного лица на соответствующие объекты.
4. Командировочное направление.

Кроме того, отмененная командировка является основанием для сдачи ранее приобретенных билетов (если сотрудник ещё не уехал) и возврата неизрасходованных командировочных средств, полученных работником на цели служебной поездки.

Причины отмены

Как правило, служебная поездка отменяется по следующим причинам:

1. Ситуация изменилась – командировка больше не нужна. Работодатель составляет служебную записку, в которой указывает причины для отказа. Например, служебное задание утратило актуальность. Другой вариант – оказалось, что работник может выполнить порученное задание, не покидая место своей постоянной работы.
2. Перенос (отсрочка) назначенной поездки на более позднюю дату по решению работодателя.
3. Ухудшение здоровья и болезнь сотрудника, необходимость оформления больничного листа. Такая ситуация может возникнуть как до поездки, так и уже после вылета/отъезда.
4. Личные (семейные) обстоятельства, возникшие у работника как во время командировки, так и до неё (например, заболевание члена семьи или родственника, подтвержденное надлежащей медсправкой). В этом случае служебная записка оформляется командированным лицом и представляется работодателю.
5. Форс-мажорные обстоятельства (чрезвычайные ситуации, природные катаклизмы, катастрофы).

Указанные причины отражаются в служебных записках, оформляемых обычно инициаторами отмены командировок.

Как оформить отменяющий приказ

Общеобязательный типовой шаблон не предусмотрен законодательством РФ для приказа директора компании об отмене командировки. Это означает, что такой документ может составляться руководителем либо в свободной форме, либо по образцу, утвержденному локальными актами самой компании.

Так или иначе, в приказе нужно отразить следующую информацию:

1. Название компании-работодателя, её регистрационные коды, контакты и иная информация.
2. Сведения о директоре. Указываются его ФИО, а также занимаемая должность.
3. Название бланка, которое должно отражать суть принятого решения.
4. Дата/место оформления распорядительного акта, номер этого бланка.
5. Причина отмены со ссылкой на соответствующую служебную записку и иные подтверждающие документы.
6. ФИО, должность и структурное подразделение (отдел/цех) наемного сотрудника, командировка которого отменяется в соответствии с данным распорядительным актом.
7. Предписание об отмене назначенной командировки и аннулировании соответствующей командировочной документации.
8. Предписание о возврате неизрасходованных командировочных средств, сдаче ранее приобретенных билетов, подготовке необходимых отчетов.
9. Сотрудник, назначенный ответственным за должное выполнение этого приказа.

Распорядительный акт подписывается директором компании. Сам сотрудник, поездка которого отменена, и ответственное лицо проставляют в этом приказе личные ознакомительные подписи. После этого распорядительный акт регистрируется в специальном учетном журнале компании-работодателя.

Нужно ли отменять командировку в связи с коронавирусом?

Роструд рекомендовал учитывать реальное положение дел с эпидемией на текущий момент времени при отправке работников в командировки.

В большинстве случае разумнее снизить риски заражения коронавирусом и отменить поездку на некоторое время.

Если командировка уже запланирована, билеты куплены, расходы понесены, то необходимо правильно оформить ее отмену с помощью приказа. Это позволит корректно учесть возникшие затраты организации.

Работник также должен понимать, что сам факт эпидемии в стране с точки зрения ТК РФ не является причиной для отказа от поездки.

Сотрудник может отказать от служебной поездки, если он:

• женщина с детьми до 3 лет;
• одинокий родитель с ребенком до 5 лет;
• родитель ребенка-инвалида;
• ухаживает за больным родственником по мед.показаниям.

Если же работник — это беременная женщина, несовершеннолетний или инвалид, то его вовсе нельзя отправлять.

Таким образом, если поездка еще не оформлена и приказ об этом не издан, то для ее отмены не нужно выполнять никаких действий, так как документы не оформлены.

Если приказ о направлении в командировку оформлен, но расходов не было на текущий момент, то для отмены нужно просто аннулировать изданное распоряжение.

Если оформлено распоряжение и понесены расходы (на билеты, оплату проживание, выданы суточные), то необходимо оформить приказ об отмене командировки.

Понесенные расходы — это убытки предприятия (включая возможные штрафы за отмену брони, сдачу билетов), относящиеся к внереализационным расходам. Выданные суточные работником возвращаются в кассу или на расчетный счет.

Скачать образец приказа можно тут

Отмена брони и возврат билетов

Если командированный сотрудник оформлял бронь гостиницы и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы на сумму этой компенсации не начисляйте (п.1 ст. 217 НК РФ). Если же на эти цели выдавали работнику аванс, работник должен отчитаться: составить и сдать авансовый отчет, к которому приложить все подтверждающие документы. А возможность дальнейшего возврата средств зависит от тарифа – как на бронь, так и на билеты.

Возвратный тариф и налоги

При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами – на прибыль и НДС. Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ). Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Невозвратный тариф и штрафы

Если тарифы невозвратные, деньги могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом. Что делать? Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально: расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф); расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф; штраф – чеком, где указана сумма удержания.

Резюме

Указанная информация касается жителей всех регионов России: Адыгея, Алтай, Башкирия, Бурятия, Дагестан, Ингушетия, КБР, Калмыкия, КЧР, Карелия, КОМИ, Крым, Марий Эл, Мордовия, Саха (Якутия), Северная Осетия (Алания), Татарстан, ТЫВА, Удмуртия, Хакасия, Чечня, Чувашия, Алтайский Край, Забайкальский край, Камчатский край, Краснодарский Край, Красноярский Край, Пермский Край, Приморский край, Ставропольский край, Хабаровский край, Амурская область, Астраханская область, Архангельская область, Белгородская область, Брянская область, Владимирская область, Волгоградская область, Вологодская область, Воронежская область, Ивановская область, Иркутская область, Калининградская область, Калужская область, Кемеровская область, Кировская область, Костромская область, Курганская область, Курская область, Ленинградская область, Липецкая область, Магаданская область, Московская область, Мурманская область, Нижегородская область, Новгородская область, Новосибирская область, Омская область, Оренбургская область, Орловская область, Пензенская область, Псковская область, Ростовская область, Рязанская область, Самарская область, Саратовская область, Сахалинская область, Свердловская область, Смоленская область, Тамбовская область, Тверская область, Томская область, Тульская область, Тюменская область, Ульяновская область, Челябинская область, Ярославская область, города федерального значения — Москва, Санкт-Петербург, Севастополь, Еврейская АО, ХМАО, ЯНАО, Ненецкий и Чукотский АО.