Служебные поездки необходимо грамотно оформлять в соответствии с Трудовым и Налоговым кодексами. Для этого при каждом выезде сотрудника на другое предприятие подготавливается специальный приказ о направлении в командировку, бланк и образец которого предлагаем скачать ниже.
Распоряжение можно оформить по типовой форме Т-9 или составить документ в свободном виде.
Как оформить приказ о направлении сотрудника в командировку в 2021 году по новому закону— образец можно скачать онлайн, инструкция
Для начала нужно получить от сотрудника согласие на отправление в командировку в случае, если работник относится к категории лиц, которых нельзя командировать без предупреждения.
К такому кругу сотрудников относятся родители, воспитывающие детей одни или родители детей младше 7 лет или обеспечивающие уход больным детям или нетрудоспособным пожилым родственникам. Также нельзя посылать в командировку беременных женщин и студентов очной формы, устроенных на предприятии на неполную ставку.
Иногда от сотрудника может потребоваться заявление, в котором он должен выразить свое согласие или несогласие на отправку в командировку и подать этот документ в отдел кадров. Данная процедура не обязательна, но может являться доказательством необходимости в командировании сотрудника в случае, если наблюдаются разногласия с начальством. В заявлении прописывается пункт о сроках пребывания в другой организации.
В большинстве случаев для оформления командировки понадобится только соответствующий приказ, который после введения изменений в Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 года №1595 заменяет одновременно командировочное удостоверение и служебное задание.
Сейчас только приказ необходим для подтверждения нахождения работника в служебном выезде. Приказ также используется для формирования бухгалтерского отчета при оформлении расходов в связи с командировкой.
Однако ряд организаций путем издания локальных нормативных актов могут формировать служебные задания и требовать от командированных работников отчета по выполнению этих заданий. Для этого на предприятии должно быть подготовлено специальное положение, в котором и будут оговорены все этапы подготовки отчетной документации.
Подробнее о нюансах оформления командировок можно узнать из писем Минфина РФ от 16 августа 2011 года №03-03-06/3/7 и Министерства труда от 14 февраля 2013 года №14-2-291.
По какой форме составлять приказ
Для направления подчиненных в командировку руководитель предприятия должен подготовить приказ по унифицированной форме Т-9. Путем издания соответствующего распоряжения руководитель компании может передать ответственность за заполнение формы Т-9 специалистам кадровой службы или бухгалтерии.
Форма Т-9 была принята Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 и с 3 апреля активно применяется на практике. Последняя редакция документа была произведена в декабре 2015 года, с тех пор нормативы подготовки, заполнения и дальнейшего документооборота приказа по форме Т-9 остаются неизменны.
Данный бланк используется для работников, большую часть времени находящихся на основном месте работы. Для сотрудников организаций, чья деятельность подразумевает постоянные разъезды, эта форма неприменима.
Не запрещено разрабатывать собственный бланк для приказа о направлении в командировку в свободной форме. Ниже в статье можно скачать образец оформления распоряжения как по типовому бланку Т-9, так и в произвольном виде.
Как заполнить форму Т-9
Заполнение формы – ответственное задание, поэтому его нужно поручать опытному сотруднику.
Условно бланк Т-9 можно разделить на три структурных элемента:
- В первой части приводится «шапка» с наименованием организации, ее организационно-правовом статусом, кодом ОКПО, номером приказа по внутреннему документообороту и датой его заполнения.
- Вторая (основная часть) выполняет информационную и распорядительную функцию. В ней отражены сведения о командированном сотруднике или группе сотрудников (ФИО, табельный номер, подразделение предприятия). После указываются место назначения (страна, город, предприятие), срок командировки (фактический в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
- В третьей части указывается цель командировки и источник финансирования, за счет которого организуется перемещение работников.
Приказ личной подписью заверяет директор организации. Печать на документе ставить не обязательно.
Скачать бланк и образец заполнения можно ниже
Как заполнить третий раздел коандировки
В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.
Цели поездки можно условно поделить на два вида.
Общие цели:
- закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
- переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
- личное участие представителя компании в спорных переговорах;
- поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
- получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.
Узконаправленные цели
- контроль за работой филиала, структурного подразделения;
- обучение молодых специалистов;
- ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.
Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.
Нужна ли печать на форме Т-9
Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.
Подтверждение командировочных расходов
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
- проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
- чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
- чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
- любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа
В этом случае возможны следующие последствия:
- невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
- штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.
Для отправки сотрудника в командировку достаточно только подготовить унифицированный приказ по форме Т-9 или в свободном виде, в котором аргументировать цель и финансирование поездки.
Заполнение поручается специалистам бухгалтерии или отдела кадров. Подписывает оригинал приказа руководитель организации, что дает документу юридическую силу.
Поскольку документ является внутренним и, как правило, не покидает пределов организации, печать ставить не обязательно.
Ну и работа у вас 🤦♀️только здесь узнала что психически больных сопровождает фельдшер. В райцентре у нас в больнице сопровождают пациентов врач или медсестра. Видимо психоклиники это отдельный мир)
Когда проходила комиссию для своего первого места работы, на крыльце ПНД со мной заговорил молодой симпатичный парень.
Сначала просто спросил, куда прохожу комиссию. Когда узнал, посоветовал обязательно учиться, очень так хорошо говорил, мягко, жалел, что мне пришлось в 15 лет идти работать.
Потом спросил-а ты не боишься разговаривать с незнакомым человеком? Я спросила-почему я должна бояться?
Он ответил, что он сумасшедший, у него серьёзный диагноз. Сейчас его везут с Сахалина на запад. Он очень надеялся, что когда он будет проезжать родной город, его сестра подойдёт на вокзал, что бы увидеться. Я тогда не размышляла зачем его везут через весь союз.
И да, он дал мне совет-никогда не разговаривать с незнакомцами, особенно с так легко располагающими к себе.
Не могли бы вы поподробнее разьяснить,в чем государственный смысл таких командировок? По кругу сопровождать больных. В чем смысл? Комиссию можно и в Крыму созвать?
Ужас. Мой брат однажды сопровождал парня, у которого случился приступ на корабле во время рейса. Летели в самолете к его (парня) родителям. Брат не спал, не ел и не пил почти сутки (боялся бросить подопечного), пока не сдал бедолагу на руки родителям.
Фельдшер, здравствуйте! Надеюсь в этот раз вам удастся посмотреть во Орле то, что не успелось в прошлую командировку).
Резюме:
Указанная информация касается жителей всех регионов России: Адыгея, Алтай, Башкирия, Бурятия, Дагестан, Ингушетия, КБР, Калмыкия, КЧР, Карелия, КОМИ, Крым, Марий Эл, Мордовия, Саха (Якутия), Северная Осетия (Алания), Татарстан, ТЫВА, Удмуртия, Хакасия, Чечня, Чувашия, Алтайский Край, Забайкальский край, Камчатский край, Краснодарский Край, Красноярский Край, Пермский Край, Приморский край, Ставропольский край, Хабаровский край, Амурская область, Астраханская область, Архангельская область, Белгородская область, Брянская область, Владимирская область, Волгоградская область, Вологодская область, Воронежская область, Ивановская область, Иркутская область, Калининградская область, Калужская область, Кемеровская область, Кировская область, Костромская область, Курганская область, Курская область, Ленинградская область, Липецкая область, Магаданская область, Московская область, Мурманская область, Нижегородская область, Новгородская область, Новосибирская область, Омская область, Оренбургская область, Орловская область, Пензенская область, Псковская область, Ростовская область, Рязанская область, Самарская область, Саратовская область, Сахалинская область, Свердловская область, Смоленская область, Тамбовская область, Тверская область, Томская область, Тульская область, Тюменская область, Ульяновская область, Челябинская область, Ярославская область, города федерального значения — Москва, Санкт-Петербург, Севастополь, Еврейская АО, ХМАО, ЯНАО, Ненецкий и Чукотский АО.
