Причём независимо от системы налогообложения и со всей суммы ежемесячной или квартальной премии. Подробнее: п. 1 ст. 208 НК РФ. Даже не важно, прописано ли это в трудовом договоре. Со всех премий работникам нужно удерживать налог. Ну если вы конечно не платите им втихаря из собственного кармана.
Налог на прибыль
По поводу налога на прибыль. В налоговую базу премии включаются в зависимости от вида. А они бывают производственные и непроизводственные. Первые учитываются в месяце, за который их начислили, вторые – в месяце, когда выплатили.
В первом случае датой дохода для НДФЛ будет последний день месяца, когда премию начислили. Во втором, этой датой будет день выплаты. Непроизводственные премии всегда включаются в налоговую базу по НДФЛ того месяца, когда их выдали.
Примеры проводок:
Дебет 44 Кредит 70 – ежемесячная премия начислена;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – удержан НДФЛ с суммы премии;
Дебет 70 Кредит 51– премия выплачена.
Дебет 68 Кредит 51– перечислен НДФЛ в бюджет.
По закону перечислить удержанный налог в бюджет нужно не позднее следующего рабочего дня после выплаты поощрения сотруднику.
Справка 2-НДФЛ заполняется в общем порядке. Обратите внимание только на коды по премиям в поле «Код дохода». Производственные премии – код 2002. Непроизводственные и прочие премии – код 2003.
Еще про премии
В любом случае, со всей суммы ежемесячной премии в обязательном порядке надо удержать НДФЛ. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляются на сумму премии, также независимо от системы налогообложения. И неважно, прописаны ли премии в договорах.
А вот учитывать премии в составе расходов на оплату труда следует при одновременном соблюдении двух условий:
– премии предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором (ст. 255, п. 21 ст. 270 НК РФ);
– премии выплачены за трудовые достижения и показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ).
Согласно НК, премии, не связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (например, ежемесячные премии, выплачиваемые сотрудникам, имеющим детей), не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Эти выплаты не соответствуют критерию экономической обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Соответственно, производственные премии для работодателя более предпочтительны. И для того, чтобы не было вопросов от инспекторов все премии, которые вы планируете хоть как-то выплачивать, нужно описать в трудовых (коллективных) договорах или в положении о премировании. Единой формы положения нет, составляйте его в произвольной форме. Постарайтесь охватить, как можно больше нюансов. Прописать можно, например, таким образом: «Премии такие-то выдаются на основании приказа директора, в размерах, указанных в приказе».
Непроизводственные премии не могут быть включены в расходы, хотя суды часто позволяли это делать. Но, чтобы до этого не доводить, делайте обтекаемые формулировки. Не нужно писать: «премия по случаю дня рождения Иванова А.А.». Лучше назначить премию имениннику просто «за многолетний и добросовестный труд». А ещё лучше какой-нибудь производственный показатель добавить, скажем, за фрезеровку 10000 детали для станка.
Просто уделяйте внимание формулировкам, и тогда выплатить премию к празднику или юбилею будет не проблема.