Имиджевая кампания        19 апреля 2013        23         0

Выставка или конференция

На сегодняшний день существует множество рекламных инструментов для продвижения продукции или формирования имиджа компании. Кто-то делает упор на рекламирование товара средствами СМИ, другие акцентируют внимание на Интернете, но практически все не обходят стороной такие мероприятия как выставки и конференции. Давайте попробуем разобраться, почему?Выставки конференции

Выставка или конференция?

Любое event-мероприятия требует, прежде всего, понимания цели. Для чего вы организовываете выставку: привлечь новых клиентов? Найти новых партнеров? Презентовать ноу-хау? Если нет четкой стратегии и плана, то мероприятие принесет лишь затраты. Но прежде чем говорить дальше, давайте остановимся на терминологии. Ведь важно понимать «предмет» нашего диалога.

  • Выставка – как нам сообщает всезнающая Википедия – это демонстрация публике последних достижений в различных областях: культура, экономика, техника, медицина, наука и образование и т.д. То есть суть выставки донести до потенциальных потребителей именно информацию о новых услугах или продуктах. Не продать, не создать имидж компании, а именно проинформировать население.
  • Конференция – мероприятие, с участием определенного количества людей, направленное на решение поставленных вопросов.  Из этого можно понять, что если выставку посещают часто случайные люди, то на конференцию, как правило, список гостей известен заранее.

Этапы подготовки.

Теперь давайте поговорим об этапах, которые следует учитывать, организовывая выставку или конференцию:

  1. Адресная база. Если планируется конференция, то следует составить список людей, которые будут приглашены и каждого из участников, уведомить о дате, месте и времени проведения мероприятия. Если организуете выставку, необходимо заранее оповестить не только потенциальных участников, но и дать сообщения в СМИ, Интернет об этом мероприятии, для привлечения посетителей.
  2. Цель. Не стоит «распылять» силы сразу на множество желаний: и клиентов вам подавай, и партнеров, и чтобы продажи возросли на 200% минимум и т.д. За двумя зайцами в погоне всегда есть вероятность ничего не поймать. Лучше сосредоточиться на важных моментах. Если вам нужны потенциальные потребители, задумайтесь о дегустации продукции во время мероприятия и информационной поддержке. Ищите партнеров? Тогда лучше потратиться на электронные презентации (DVD-диски) вашей компании, чтобы у потенциальных партнеров не возникало вопросов кто вы и чем занимаетесь. Если ваша цель только прибыль, оформите красиво промо-стенд с продукцией и наберите «персонал» для промо-акции.
  3. Место и время. Это тоже стоит учитывать. Приведем банальный пример: вы подали заявку на участие в выставке  по теме «Школа и канцелярские предложения» ранней весной (хотя стоит учитывать, что крупные компании, организующие выставки, такой оплошности с сезонностью бы не допустили). Думаю, итог понятен. Людей пока мало волнует подготовка к учебному периоду и есть всегда дела более важные, чем посещение выставки. Но тоже мероприятие в период с августа по октябрь приносит больший отклик и соответственно окупаемость. При планировании следует не только учитывать сезонность, но и праздники, которые могут выпадать на дату выставки или конференции.
  4. Тематика мероприятия. Увы, но многие компании не учитывают специфику будущего eventa. Подчас, к примеру, на выставке кожаных и меховых изделий можно встретить стенды с постельным бельем или учебным заведением. Конечно, многие рассуждают, что лучше больше, но на всё подряд, чем один-два раза в год, но на тематическую выставку. Тут каждый решает сам, стоит лишь учитывать, что на нетематических выставках 80% посетителей не ваши потенциальные клиенты и 75% вероятности ваш стенд просто не запомнят. Если вы решаете сделать узконаправленное мероприятие (конференцию), то не надо приглашать людей, которые практически не имеют к этому отношения, пусть будет мало, но зато не возникнет скучающих «особей», не разбирающихся в теме.
  5. Помещение. Очень важно уделить внимание тому, где будет проведено мероприятие, не важно, выставка или конференция. Удобен ли подъезд к зданию, легко ли найти, есть ли возможность предложить гостям чай/кофе или устроить небольшой фуршет, есть ли подсобные помещения (раздевалка, уборная и т.д). Если планируется выставка, то нужно учитывать, смогут ли поместиться все участники мероприятия и будет ли при этом оставаться место для самих посетителей. Согласитесь, не очень приятно ходить по узким проходам натыкаясь на промо-стенды.
  6. Персонал. Как показывает практика чаще всего именно из-за неквалифицированно подготовленных людей, которым поручено, не только провести выставку или конференцию, но и общаться с посетителями и получается много затрат при малой отдаче. Стоит уделить время, но подготовить людей по высшему уровню. Тут не только обращается внимание на умение «говорить», но и на информативность диалога с потенциальными клиентами. Если в вашей компании нет таких людей, попробуйте нанять со стороны.

 

Это что касается этапов подготовки. Теперь давайте затронем материальный аспект, на что придется выделять отнюдь не малые финансовые средства из закромов бюджета компании.

Расчет затрат и окупаемости мероприятия.

Если планируется конференция закрытого типа – обсуждение внутренних вопросов или  переговоры с потенциальными клиентами – то можно просто оповестить всех посредством электронной почты. Но если вы организуете выставку крупного масштаба, то тут придется потратиться. А вот на что, мы и поговорим:

  1. СМИ. Самый дешевый вариант – Интернет и Радио, более затратные Телевиденье. Конечно, нужно также не забывать и о печатных СМИ, но как показала практика с такими изданиями можно договориться о рекламном месте путем бартера.
  2. Печатная продукция или промо-материалы: листовки, буклеты, брошюры, визитки – все то, что будет нести информационную нагрузку выставки или конференции.
  3. Электронные материалы. Очень уместен такой вид подачи информации именно на конференциях, когда можно во время выступления докладчиков аргументировать сказанное путем графиков и наглядных примеров на экране проектора.

 

Собственно все остальное – это мелочи. Итак, как организовать выставку/конференцию и что нужно при этом учитывать мы обсудили, но стоит также сделать акцент на том, на что нужно обратить внимание если вы решили принять участие в выставке как участник. Для начала стоит понимать, что любая компания учувствует в выставках, чтобы:

  1. Поддержать имидж;
  2. Сделать маркетинговую «разведку» рынка и конкурентов;
  3. Коммерческий мотив (новые поставщики/клиенты).

В дальнейшем именно от поставленных компанией целей, от выбора приоритетного направления можно говорить об эффективности выставки/конференции. К примеру, ваша основная задача была приобрести новые связи и узнать рынок конкурентов. Вы сделали стенды, раздали промо-материалы, устроили небольшое «представление» для посетителей мероприятия – но ваша выставка/конференция неэффективна. Ведь цель привлечь потенциальных партнеров вы не выполнили. Выставка может считаться эффективной только, если достигнуты все цели, которые были поставлены компанией (маркетинговые/коммерческие). По некоторым направлениям об эффективности можно будет судить, лишь спустя какое-то время.

Формула оценки эффективности проведенного мероприятия (выставка/конференция) с точки зрения достижения коммерческих целей (повышение уровня продаж, привлечение потенциальных клиентов/партнеров):

К=S/M

где:

К – количество привлеченных потенциальных клиентов (то есть людей, сделавших покупку вашего товара или оплативших услугу);

S –  материальные затраты на выставку;

M – общее число контактов, установленных с потенциальными потребителями (здесь можно высчитать только условно, исходя из проходимости выставки).

Аналогично данной формуле можно вычислить и коэффициент эффективности мероприятия с точки зрения конкуренции, где вместо M будет не число потребителей, а партнеров.

 

Наравне с эффективностью, очень важно оценить и окупаемость планируемого мероприятия, ведь возможно, что вы больше тратите, чем вообще получаете.

Формула оценки окупаемости проведенного мероприятия (выставки/конференции):

K=S/R

где:

К – коэффициент окупаемости;

S –материальные затраты на мероприятие;

R – сумма покупок товаров/услуг, произведенных сразу же после мероприятия.

 

Таким способом можно приблизительно рассчитать как материальную базу будущего мероприятия, так и спрогнозировать дальнейшие «последствия». Стоит только помнить, что даже идеально спланированная по всем законам маркетинга выставка может оказаться провальной из-за любой мелочи.

 

Напоследок хочется сказать, организовывая мероприятия или принимая участие лучше готовиться ко всему заранее, ведь могут случиться различные нюансы. Из жизни был такой случай, который может и покажется на первый взгляд смешным, если бы не было все так печально. Подготовилась одна компания к выставке, все сделали, все идеально. Красивый стенд, плазменный телевизор, где показывают ролик компании, раздаточный промо-материал, дегустация продукта, прелестные девушки в красках расписывающие выгоды приобретения именно их продукции. И вот когда дело дошло до вопроса «А где, собственно, продается чудо товар?», произошел казус. Ни на стенде, ни на буклетах/брошюрах/листовках не было адреса торговых точек компании и специальных магазинов. Вот и получилось — что столько времени потрачено, а цель не достигнута.

Пусть ваши цели всегда оказываются эффективными и окупаемыми!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.