Сколько нужно хранить документы в бухгалтерии

У всех документов сроки хранения немного разные, от трёх до6 лет. Но во избежание возможных проблем, мы рекомендуем хранить всё 5 лет. Для особо мнительных, можно 6 лет. Единственные документы, которые надо хранить целых 75 лет это — платежки по зарплате и расчетно-платежные ведомости. Если хранить меньше могут и оштрафовать. Хорошо, что часть документов можно хранить в электронном виде. Тут тоже есть свои правила. Но что-то надо обязательно распечатывать.

Какие документы нужно хранить в бумажном виде

Что хранится на бумаге. Рекомендуется распечатать электронные документы по расчетам с персоналом. Периодичность определяйте сами. Можно и раз в год. Также лицевые счета и табель учета рабочего времени. А лучше – все документы, касательно заработной платы работников, особенно те, где есть подписи. Если зарплаты идут на карты, печатать выписки не нужно.новое в налоговом законодательстве

Какие документы можно хранить в электронном виде

В электронном виде лучше хранить вообще всё. Благо места не занимает. Жёсткий диск купили, в шкаф закинули и пусть лежит. МинФин говорит, что без бумажных аналогов можно хранить документы, которые нужно печатать только по требованию. Тут тоже есть свои правила.

Любой электронный документ необходимо хранить не менее чем в двух экземплярах, на разных носителях. Необходимо защитить документы от вирусов и доступа посторонних лиц. А раз в пять лет проверять, открываются ли они (п. 2.30–2.33 Правил № 526).

Каков срок хранения документов

Если срок хранения документов истёк, от них можно спокойно избавляться. Особенно, когда они занимают много места в ваших шкафах. Поэтому периодически, раз в год, устраивайте своего рода инвентаризацию на полках в бухгалтерии.

Перед уничтожением документов надо создать экспертную комиссию. Эти люди и примут решение об уничтожении. По закону комиссия должна состоять из специалистов разных отделов компании. Например, бухгалтер, секретарь, мастер. Приказ об учреждении комиссии должен подписать директор. Все документы включаются в акт, который потом подписывают все.

Уничтожить можно двумя способами. Это самостоятельно при помощи шредера или при помощи сторонней организации, заключив с ней договор. После чего они выдадут акт об уничтожении.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Алина Орлова/ автор статьи

Люблю изучать все новое, интересное и необычное. А так же — закутаться в теплый плед, взять горячий какао и рассказать вам о новинках финансового рынка, горячие истории из кабинетов банковских консультантов и другие интересности.

Загрузка ...